Di dokumen SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) IAI Al-Qolam Malang yang disusun pada zaman kepengurusan Pak Hasyim di LPM (Lembaga Penjaminan Mutu) kampus, kata “Kaizen” berkali-kali disebutkan. Saya jadi penasaran, apa maksud kata itu dan apa hubungannya dengan siklus PPEPP yang jadi mantra dalam jagad penjaminan mutu perguruan tinggi.

Untuk menjawab rasa penasaran itu, saya melakukan riset kecil-kecilan di internet. Hasil penelusuran saya membawa pada kesimpulan yang menurut saya cukup mengejutkan.

“Kaizen” (改善) secara harfiah berarti “peningkatan” atau “berubah jadi lebih baik”. Di dalamnya terselip makna lain yang inheren, yaitu “sinambung” dan “falsafah”. Lalu, karena orang Jepang sudah mempraktikkannya dalam kehidupan mereka, terutama dalam dunia industri dan teknik manajemen, maka kata ini lebih tepat diterjemahkan menjadi “perbaikan berkesinambungan.”

Dalam dunia manajemen, praktik Kaizen sebenarnya tidak murni berasal-usul Jepang. Praktik “perbaikan berkesinambungan” sebenarnya dicetuskan oleh orang Amerika, W. Edwards Deming. Dialah yang memperkenalkan teknik ini kepada orang Jepang pasca Perang Dunia II, lalu orang Jepang menjadikannya sebagai milik mereka sendiri dengan merk “Kaizen.”

Sebagaimana terlihat dari makna harfiahnya, teknik manajemen Kaizen berpusat pada perbaikan terus-menerus. Setiap waktu adalah upaya perbaikan atas organisasi yang Anda kelola, di level apapun Anda berada, baik di level yang sudah mapan maupun level rintisan.

Jadi, hikmah yang hendak disebarkan oleh Kaizen adalah perubahan bertahap, terencana, berakar dan tanpa henti. Kaizen tidak tertarik pada perubahan mendadak dan bombastis, sebab biaya yang harus dikeluarkannya akan terlalu besar. Yang diniscayakan oleh Kaizen adalah perbaikan kecil dan mendasar, namun terus-menerus dan sinambung, sebab ongkos–baik ongkos finansial maupun SDM–yang disyaratkan tidak akan terlalu besar.

Untuk melakukannya, Kaizen mengharuskan adanya identifikasi masalah untuk diselesaikan. Dalam pandangan Kaizen, Anda tidak akan melakukan peningkatan apapun jika Anda tidak menyelesaikan masalah apapun, lalu tidak akan ada penyelesaian masalah jika Anda menganggap tidak ada masalah di unit manajemen Anda.

Bagaimana caranya Kaizen bisa mengidentifikasi suatu masalah? Ada beberapa cara, namun yang paling terkenal adalah visualisasi prosedur kerja sejelas-jelasnya. Kerja apa yang dilakukan oleh unit manajemen, sekecil apapun, diharuskan agar divisualkan sedetil-detilnya. Tidak boleh ada alur yang gelap atau tersembunyi. Melalui visualisasi itulah kemudian diidentifikasi mana yang terdapat penyimpangan dan mana terdapat kegagalan.

Dua kata kunci ini, “penyimpangan” dan “kegagalan”, punya arti khusus dalam falsafah Kaizen dan perlu dijelaskan di sini. Kaizen mengharuskan sebuah unit manajemen untuk menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi dan meningkatkan “standar kerja.” Alur ini sangat terkenal dengan sebutan Siklus PDCA (Plan, Do, Check, dan Act).

Standar kerja memungkinkan unit manajemen menghasilkan mutu produk atau jasa tertentu. Tidak ada mutu jika tidak ada standar kerja, demikian Kaizen bertitah. Siklus PDCA dilakukan dalam rangka pencapaian standar mutu yang ditetapkan itu.

Dalam proses pencapaian standar mutu itu, ada dua kemungkinan hasil: tercapai atau gagal. Ketercapaian itu juga punya dua kemungkinan, yakni mempertahankan standar yang sudah ada atau melampauinya. Demikian pula dalam kegagalan itu terdapat dua kemungkinan, yaitu menyimpangnya kinerja dari alur yang rumusannya merepresentasikan suatu standar atau mampatnya alur itu.

Dengan demikian, “penyimpangan” dan “kegagalan” itu diukur melalui visualisasi pelaksanaan standar yang sudah ditetapkan tadi. Penyimpangan dan kegagalan itulah yang harus diperbaiki dan diselesaikan. Dalam pandangan Kaizen, teridentifikasinya penyimpangan dan kegagalan bukan suatu aib yang harus ditutup-tutupi, melainkan bagian dari perbaikan berkesinambungan.

Lalu  apa hubungannya Kaizen dengan PPEPP? Sebagaimana kita tahu bersama, akronim itu merupakan siklus manajemen penjaminan mutu yang berlaku di perguruan tinggi. Siklus ini bahkan tercantum dalam Permenristekdikti No. 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi.

Dengan pengamatan sekilas saja, langsung bisa kita dapati bahwa PPEPP adalah pengadopsian Kaizen dalam konteks perguruan tinggi di Indonesia. Tiga huruf pertama (PPE) bisa disamakan dengan tiga huruf pertama dalam siklus PDCA. Ringkas kata, PPEPP adalah merk lain dari Kaizen yang dibikin oleh orang Indonesia.

Perbandingannya bisa dilihat di gambar berikut ini.

Secara pelaksanaan mungkin bisa ditemukan perbedaan antara PPEPP dengan Kaizen, namun secara prinsip dan kaidah dasar bisa dibilang tidak ada bedanya. Keduanya menuntut perbaikan bertahap, sedikit demi sedikit, tapi terus-menerus dan berkelanjutan. Keduanya juga menuntut ketajaman identifikasi masalah, teknik “5 whys”, terhindarnya kemubaziran kinerja, dan lain-lain.

Dari tinjauan ringkas di atas, kiranya sudah jelas bahwa Pak Hasyim sudah sangat tepat mencantumkan kata “Kaizen” berulang kali dalam dokumen SPMI IAI Al-Qolam Malang. Secara filosofis, Kaizen dan penjaminan mutu kampus memang sangat nyambung.[]

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s